Embora seja mais comumente utilizado para designar o local onde uma dada atividade comercial é desenvolvida, o termo “empresa”, na verdade, tem outro sentido: o de ser uma atividade organizada, complexa e que deve ser exercida de forma profissional, visando à produção, comercialização ou circulação de produtos e serviços.
Nesse sentido, para que o negócio cresça e se desenvolva sem ser sufocado pela concorrência cada vez mais acirrada, é preciso que os gestores apostem em estratégias de organização, planejamento e avaliação, gerenciando bem seus processos.
É justamente por isso que o gerenciamento da rotina é essencial para o êxito do negócio, pois ele confere mais segurança e otimização aos processos empresariais. E é sobre isso que falaremos neste post.
Aqui, veremos a importância do gerenciamento de rotina na empresa e como a sua implementação vai concorrer decisivamente para o empoderamento dos colaboradores e, consequentemente, para a melhoria dos seus resultados. Interessado? Então, acompanhe e confira!
Gerenciamento de rotina: afinal, o que é isso?
O gerenciamento de rotina, grosso modo, é uma técnica que visa conferir mais organização e previsibilidade aos processos internos das empresas.
Como dissemos, gerenciar o dia a dia da organização é uma medida fundamental para otimizar o desempenho e aprimorar os resultados operacionais da empresa, realizada pelos funcionários que atuam na rotina. E isso independe do porte ou do segmento do negócio.
A desorganização no fluxo de trabalho, além de prejudicar fortemente a produtividade dos trabalhadores, ainda afeta negativamente a própria qualidade dos produtos e serviços produzidos pela organização, diminuindo sua eficiência e desempenho no mercado.
Por isso, para que a organização tenha chances concretas de se manter estável e sobreviver às crises e intempéries próprias do cenário econômico, é primordial que ela busque desenvolver técnicas para otimizar a performance dos seus colaboradores e aprimorar os seus processos operacionais.
Como fazer um gerenciamento de rotina eficiente
O gerenciamento de rotina é algo a ser executado pelos próprios colaboradores responsáveis pela execução das rotinas diárias da organização.
Por isso, para que ele seja eficiente e efetivo, é necessário que os funcionários tenham consciência do seu plano de trabalho (objetivos, metas e método).
Eles devem ser treinados para executar corretamente a sua rotina, avaliar e mensurar os resultados alcançados e ainda poder tomar decisões com base neles, corrigindo rumos, prevenindo falhas e aperfeiçoando continuamente os processos empresarias.
Bem, agora que já vimos em que consiste o gerenciamento da rotina e qual é a sua importância para o desenvolvimento saudável da empresa, vamos conhecer os principais passos para uma gestão eficiente. Continue lendo!
1. Definição do produto de cada área de trabalho
O primeiro passo para fazer um gerenciamento eficiente é definir o produto de cada área de trabalho.
Embora as atividades em uma empresa sejam interconectadas, visando a um objetivo comum, é certo que cada departamento tem uma função específica e deve responder por um produto determinado. Assim, é necessário que os colaboradores saibam exatamente que produto é esse.
E aqui, veja que o “produto” se refere a um resultado específico. É preciso, portanto, que os colaboradores saibam o que deles é esperado, e passem a compreender mais os processos.
Quando compreende com clareza qual é o resultado esperado e como o seu trabalho vai impactar nele, o colaborador se torna mais comprometido e engajado no trabalho, pois sabe que é peça-chave para o sucesso do negócio.
2. Definição dos indicadores e metas
Após saber o que a empresa pretende e qual é o papel do seu setor no todo, é hora de saber como medir o seu resultado, em números.
É preciso estabelecer indicadores e metas para cada setor. Eles funcionarão como bússola que vai orientar os trabalhadores no caminho do sucesso.
Aqui também, com a definição clara das metas, o trabalhador pode mensurar a eficácia do seu trabalho no contexto da organização e o quanto as posturas adotadas estão sendo eficientes para atingir essas metas.
3. Elaboração dos procedimentos operacionais
Nessa fase serão estabelecidos, de maneira prática e efetiva, quais são os procedimentos a serem adotados por cada setor. Trata-se da definição clara do melhor método para realização do trabalho a ser desenvolvido por cada área e seus colaboradores.
4. Estabelecimento dos treinamentos e certificações necessárias
A delimitação de processos exige que os colaboradores estejam aptos a executá-los com êxito, pois cada profissional é relevante para a obtenção dos resultados visados. Assim, é preciso que os trabalhadores tenham capacidade técnica de executar as tarefas sob sua incumbência.
Em outras palavras, para assegurar a qualidade desses trabalhos, é essencial fornecer treinamentos e certificar-se de que a equipe tem condições de realizar um bom trabalho.
5. Realização do trabalho diário visando maior qualidade, produtividade e segurança, menor custo, melhor ambiente e clima organizacional
Os trabalhadores devem ser vistos como protagonistas dos processos empresariais, pois são eles que, com o seu labor, permitem que a organização atinja suas metas.
É preciso, assim, que eles executem suas funções com comprometimento, sempre primando pela higidez do ambiente corporativo e pela qualidade e economicidade dos recursos empresariais.
6. Realização de checagens dos resultados, visando avaliar o previsto e o realizado
Para que um planejamento seja eficiente, é indispensável que os responsáveis pela sua execução realizem checagens periódicas sobre o êxito ou insucesso de eventuais medidas adotadas. E com o gerenciamento de rotina não é diferente.
A equipe acompanha e avalia os resultados do seu trabalho, observando o cumprimento da meta.
7. Ação conforme os resultados, visando melhorias contínuas
A conferência periódica dos resultados vai permitir avaliar se a área está no caminho certo e, se forem encontrados equívocos em ações adotadas, será preciso corrigir os desvios para que eles não prejudiquem o planejamento empresarial.
Os resultados informarão quais ações tiveram êxito — devendo, portanto, ser mantidas — e quais precisam ser aperfeiçoadas. O importante não é acertar sempre, mas conseguir identificar os erros com a maior brevidade possível, para que eles não frustrem ou prejudiquem o plano de trabalho.
Como o gerenciamento de rotina permite o empoderamento dos colaboradores
Quando os processos empresariais estão bem estruturados, eles se tornam mais claros, facilitando a sua compreensão pelos colaboradores.
Essa ciência acerca do processos internos e dos fatores de produção (máquinas, materiais, mão de obra, meio ambiente, medições e métodos) vai gerar o empoderamento dos colaboradores, à medida que lhe conferem maior segurança e previsibilidade sobre os resultados de suas ações.
Processos burocráticos ou desorganizados, além de tornar obscura a rotina de trabalho, também prejudicam a eficiência da equipe — o que tem impacto negativo na própria produtividade da organização, como um todo.
É preciso, portanto, organização, dinamismo e clareza na estruturação dos processos empresariais. Só assim o ambiente corporativo se tornará mais ameno e, seguramente, mais eficiente.
Aliar metas bem definidas e atividades bem organizadas é a receita de sucesso para ter uma equipe comprometida, dedicada ao trabalho e ao próprio desenvolvimento da empresa. Então, por que não apostar nisso?!
Fonte: Blog da Diagrama Consultoria em 07.02.18