Visão Sistêmica do Processo de Gestão e de Inovação, por Raimundo Porto Filho, sócio Diretor da BFA Assessoria e sócio CBPCE

Fonte: BFA Assessoria

“Diga como me mede e lhe direi como me comporto”.
Eliyahu Goldratt
“O que não pode ser medido, não pode ser gerenciado”.
W. Edwards Deming

As assertiva acima, evidenciam a importância da medição no processo de gestão, o que induz eficiência, eficácia e inovação, essenciais tanto na gestão operacional quanto na gestão estratégica. No entanto, embora essencial, é necessário adotar abordagem sistêmica para que a medição seja efetiva, em resposta às indagações o que, por que, para que e como medir, contextualizando-a no processo específico que se necessita gerenciar.

O processo de gestão compreende as atividades de planejamento, execução e controle – planejar antes de realizar, executar o planejado, controlar o que se executa, durante e após a execução, em um ciclo contínuo, são o segredo da gestão eficiente e eficaz, “drivers” para a criação de riqueza, a competitividade, a perenidade e o crescimento de uma organização empresarial.

Medição, primeira atividade do processo de controle, requer o binômio indicador de desempenho e sistema de medição. Tempo e relógio, velocidade e velocímetro, temperatura e termostato, superávit e fluxo de caixa, lucro e contabilidade são exemplos clássicos desse binômioaplicado a alguns processos. A medição tem o propósito de, por intermédio do sistema de medição, registrar e fornecer informações corretas e tempestivas sobre o indicador objeto da medição, informações essas que, submetidas à avaliação, possibilitam a decisão de adotar ações corretivas, quando, onde e quando necessário.

Avaliação, por sua vez, requer conhecimento específico e padrões para ser efetiva. O conhecimento do processo objeto do controle possibilita interpretar adequadamente as informações oriundas dos sistemas de medição. Correlacionando essas informações com as referentes a outros indicadores relevantes, inclusive do ambiente externo ao processo em questão e à própria organização, comparando-as com os respectivos padrões para, estudando as relações de causa e efeito entre fatos e sua medições adequadamente avaliadas, obter uma compreensão razoável da realidade do processo, o que possibilita decisões adequadas e tempestivas sobre a conformidade da situação avaliada ou a necessidade de adotar ações para corrigir não conformidades constatadas.

A falta dessa abordagem sistêmica na atividade de avaliação leva a ações que, ao invés de corrigir as não conformidades e, mesmo a despeito de fazê-lo, produz efeitos colaterais danosos que podem comprometer o equilíbrio e a eficiência do sistema, provocando um mal maior do que a própria não conformidade que se buscava corrigir.

Aplica-se aqui a célebre frase do renomado filósofo alemão Johann Goethe: “nada é mais assustador que a ignorância em ação”. Gestores que buscam, por exemplo, atingir a qualquer preço uma meta de faturamento adotando ações sem uma visão sistêmica, podem ser surpreendidos pelos efeitos colaterais dessas ações, na forma de elevação da inadimplência, queda das margens de contribuição, aumento das despesas com vendas, ou uma combinação desses efeitos. Outro exemplo clássico são as campanhas para reduzir custos e despesas focando apenas a redução do quadro de pessoal e de despesas, o que pode gerar efeitos colaterais diversos na organização, resultando em queda de eficiência e competividade e, não raro, até da lucratividade que se pretendia elevar.

A avaliação só será efetiva com padrões adequados. Metas, benchmarks, medições passadas são referências essenciais à atividade de avaliação. Sem eles, é impossível atestar se a informação proveniente da medição indica uma não conformidade, e a utilização de padrões imprecisos, pouco realistas ou inadequados, pode comprometer o processo de controle com um todo. Um gestor financeiro que estabelece metas inatingíveis ou conflitantes para alguns indicadores, por exemplo, semeia o caos na organização.

Última atividade do processo de controle, as ações corretivas também têm por base dois elementos: escolha das ações adequadas e execução desses ações. A escolha das ações adequadas, tal qual decidir e acionar o acelerador ou o freio ante a necessidade de ir mais rápido ou diante de um risco iminente, possibilita ao gestor colocar em prática a ação corretiva resultante de uma decisão. Reduzir ou aumentar limite de crédito, premiar ou punir um colaborador, mudar de fornecedor, são exemplos de ações gerenciais corretivas.

Em sistemas organizacionais, nos quais é necessário trabalhar o engajamento e o compromisso das pessoas, tornando-as corresponsáveis pelas ações corretivas em particular e pelo processo de gestão em toda sua abrangência, a escolha e a execução das ações são atividades que necessitam planejamento cuidadoso, considerando elementos emocionais e alinhamento com os sistemas de avaliação de desempenho, reconhecimento, recompensa e sanção da organização.

A ação gerencial, quando relacionada a um problema complexo (cuja solução não é de natureza apenas técnica), categoria na qual se enquadra a grande maioria dos problemas organizacionais, requer uma abordagem multidisciplinar. William Deming, estatístico americano, célebre por sua contribuição para a gestão da qualidade, propôs uma abordagem holística para a gestão que chamou de “sistema de saber profundo”, baseada em quatro componentes epistemológicos: visão sistêmica, pensamento estatístico, teoria do conhecimento e elementos de psicologia. Todos eles se fazem necessário para a eficácia e sustentabilidade dos processos de gestão em uma organização.

A abordagem adotada neste artigo, de modo esquemático e com as adequações requeridas em cada caso, aplica-se também à automação de processos de controle, inclusive os que adotem componentes de Inteligência Artificial.

Finalmente, cabe destacar que é essencial o alinhamento do processo de gestão à cultura, identidade, valores e estratégia da organização, bem como às mudanças e tendências nos ambientes tecnológico e das indústrias nas quais a organização compete, imperativo para assegurar sua competitividade e perenidade.

Fonte: Ebook Iracema Digital